Płatność gotówką w transakcjach z osobami fizycznymi – czy są jakieś ograniczenia?

W obrocie gospodarczym funkcjonuje dobrze znana granica 15 000 zł, powyżej której rozliczenia między przedsiębiorcami powinny następować za pośrednictwem rachunku płatniczego. Mechanizm ten znajduje odzwierciedlenie zarówno w Prawie przedsiębiorców, jak i w regulacjach podatkowych, w szczególności w art. 22p ustawy o PIT, który wprowadza konsekwencje w zakresie kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W praktyce pojawia się jednak pytanie: czy te ograniczenia obejmują również transakcje, w których kontrahentem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (B2C/B2P)?

Ramy prawne – art. 22p ustawy o PIT oraz art. 19 Prawa przedsiębiorców

Z punktu widzenia podatku dochodowego kluczowe znaczenie ma art. 22p ustawy o PIT, który odnosi się do podatników prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Przepis ten nakazuje wyłączanie z kosztów uzyskania przychodów tej części wydatku, w jakiej płatność dotycząca transakcji wskazanej w art. 19 Prawa przedsiębiorców została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego. Tym samym, aby w ogóle można było mówić o sankcji kosztowej, transakcja musi mieścić się w definicji wynikającej z art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Z kolei art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców wprowadza obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą w formie bezgotówkowej – za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy – jeżeli łącznie spełnione są dwa warunki:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz
• jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto, przy czym w przypadku walut obcych stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Dopiero naruszenie tego obowiązku – przy spełnieniu powyższych przesłanek – aktywuje ograniczenie z art. 22p ustawy o PIT po stronie podatnika prowadzącego działalność gospodarczą.

Skutki dla transakcji B2B – znaczenie progu 15 000 zł

Z powyższych regulacji wynika, że limit 15 000 zł ma charakter transakcyjny – odnosi się do „jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności”. Dzielenie płatności na raty czy wystawianie kilku dokumentów rozliczeniowych nie eliminuje obowiązku zastosowania formy bezgotówkowej, jeżeli rzeczywista wartość transakcji przekracza wskazany próg.

Dla przedsiębiorców istotne jest, że:

• w przypadku transakcji B2B o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł, zapłata gotówką co do zasady nie powoduje negatywnych skutków na gruncie PIT – wydatek może zostać zaliczony do kosztów,
• jeśli natomiast wartość transakcji B2B przekracza 15 000 zł, zapłata gotówkowa (w całości lub w części) powoduje konieczność wyłączenia z kosztów tej części wydatku, która została uregulowana z pominięciem rachunku płatniczego, zgodnie z art. 22p ustawy o PIT.

Orzecznictwo sądów administracyjnych oraz interpretacje podatkowe akcentują dodatkowo, że za zapłatę z naruszeniem art. 22p PIT może zostać uznana także wpłata gotówki bezpośrednio na rachunek bankowy kontrahenta, jeśli nie odpowiada to wymogowi „płatności dokonanej za pośrednictwem rachunku płatniczego” w rozumieniu ustawy.

Zakupy od osób nieprowadzących działalności – brak zastosowania limitu

Kluczowe jest rozróżnienie sytuacji, w których kontrahent posiada status przedsiębiorcy, oraz tych, w których jest on osobą fizyczną działającą poza zakresem działalności gospodarczej. Art. 19 Prawa przedsiębiorców wprost odwołuje się do transakcji, których stronami są przedsiębiorcy, co oznacza, że relacje przedsiębiorca–osoba prywatna (B2C/B2P) nie mieszczą się w zakresie zastosowania tego przepisu.

W konsekwencji:

• limit 15 000 zł dotyczący obowiązku rozliczenia za pośrednictwem rachunku płatniczego nie obejmuje transakcji, w których druga strona nie jest przedsiębiorcą,
• brak jest podstaw do stosowania art. 22p ustawy o PIT w odniesieniu do wydatków ponoszonych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (np. zakup rzeczy na podstawie umowy sprzedaży zawartej z osobą prywatną), o ile wydatek spełnia ogólne warunki uznania za koszt uzyskania przychodów.

Należy jednak zachować ostrożność w przypadkach granicznych, gdy skala, powtarzalność lub sposób zorganizowania sprzedaży po stronie sprzedającego może wskazywać na faktyczne prowadzenie działalności gospodarczej – w takich sytuacjach organy mogą dążyć do zakwalifikowania kontrahenta jako przedsiębiorcy, co potencjalnie otwiera drogę do zastosowania reżimu art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Przykład praktyczny – nabycie pojazdu od osoby prywatnej

Typową sytuacją pojawiającą się w praktyce doradców podatkowych jest zakup samochodu osobowego przez przedsiębiorcę od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, na podstawie umowy sprzedaży. Jeżeli wartość takiej transakcji wynosi przykładowo 45 000 zł, a sprzedający nie posiada statusu przedsiębiorcy, to:

• nie mamy do czynienia z transakcją B2B w rozumieniu art. 19 Prawa przedsiębiorców,
• w związku z tym limit 15 000 zł nie znajduje zastosowania,
• sposób zapłaty (gotówka vs przelew) nie wpływa sam w sobie na możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów na gruncie art. 22p PIT – oczywiście przy założeniu, że spełnione są pozostałe warunki kosztowe (związek z działalnością, właściwe udokumentowanie, brak wyłączenia z art. 23 ustawy o PIT).

Odmiennie należy oceniać analogiczną transakcję, gdy sprzedającym jest inny przedsiębiorca – wówczas przy wartości 45 000 zł obowiązek rozliczenia bezgotówkowego jest bezsporny, a zapłata gotówką generuje ograniczenie kosztowe wynikające z art. 22p PIT.

Podstawa prawna:

art. 22p ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r., poz. 163)

art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r., poz. 1480)