Nowy wzór księgi przychodów i rozchodów – wątpliwości i odpowiedzi Ministerstwa

Od 1 stycznia obowiązuje nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wprowadzony rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. Zmiany w księdze są związane przede wszystkim z przygotowaniem systemu rozliczeń do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, który ma odgrywać istotną rolę w obrocie gospodarczym w 2026 roku. Wraz z wejściem w życie nowego wzoru pojawiły się jednak praktyczne pytania dotyczące sposobu uzupełniania poszczególnych kolumn. Jedna z wątpliwości dotyczy danych kontrahenta i tego, czy w określonych sytuacjach trzeba wpisywać numer PESEL.

Nowa kolumna i praktyczny problem

W nowym wzorze podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewidziano kolumnę 5 przeznaczoną na identyfikator podatkowy kontrahenta. To właśnie ten element stał się źródłem pytań ze strony podatników i dziennikarzy. Wątpliwość dotyczyła sytuacji, w której przedsiębiorca wystawia fakturę osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Pojawiło się pytanie, czy w takim przypadku do kolumny 5 należy wpisać numer PESEL nabywcy.

Pytanie nie było przypadkowe. W wielu sytuacjach PESEL jest przecież traktowany jako identyfikator podatkowy osoby fizycznej. Mogło się więc wydawać, że skoro nowa księga wymaga podania identyfikatora podatkowego kontrahenta, to przy sprzedaży na rzecz osoby prywatnej przedsiębiorca powinien sięgnąć właśnie po ten numer.

Co wyjaśniło Ministerstwo Finansów

Ministerstwo Finansów zajęło w tej sprawie jednoznaczne stanowisko. Według resortu podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, który wystawia fakturę na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie ma obowiązku wpisywania w kolumnie 5 numeru PESEL tej osoby.

To wyjaśnienie jest istotne, bo rozwiewa obawy przedsiębiorców, którzy mogli uznać, że nowy wzór księgi wymaga od nich pozyskiwania i wpisywania dodatkowych danych osobowych swoich klientów. Ministerstwo potwierdziło, że taki obowiązek nie wynika z przepisów.

Jak rozumieć kolumny 5–7 w PKPiR

Z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że kolumny 5–7 służą do wpisywania danych kontrahenta, czyli identyfikatora podatkowego, imienia i nazwiska lub nazwy firmy oraz adresu dostawcy albo odbiorcy. Dotyczy to transakcji zakupu materiałów, towarów handlowych i innych podobnych zdarzeń, a także sprzedaży towarów, jeśli dana transakcja została udokumentowana fakturą albo paragonem fiskalnym.

Jednocześnie przepisy przewidują uproszczenie: jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie musi już uzupełniać kolumn 6 i 7 o pozostałe dane tego podmiotu. Z kolei przy zapisach dotyczących przychodów ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego lub raportów fiskalnych kolumn tych w ogóle się nie wypełnia.

W praktyce oznacza to, że sposób uzupełnienia księgi zależy od danych widniejących na dowodzie księgowym, przede wszystkim na fakturze.

Kluczowe znaczenie ma zawartość faktury

Stanowisko Ministerstwa Finansów opiera się na zasadzie, że podatnik wypełnia księgę na podstawie danych zawartych w dowodzie księgowym. W przypadku faktury istotne są więc te informacje, które zgodnie z przepisami powinny się na niej znaleźć.

Tutaj znaczenie ma ustawa o VAT. Zgodnie z jej przepisami faktura powinna zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest identyfikowany na potrzeby podatku VAT albo podatku od wartości dodanej. To właśnie ten numer może stanowić podstawę do wpisu w kolumnie 5.

W przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej numer PESEL nie pełni funkcji identyfikatora na potrzeby VAT. Z tego powodu nie ma podstaw, aby uznawać, że musi być wpisywany do księgi przychodów i rozchodów przy wystawianiu faktury dla takiego nabywcy.

Dlaczego PESEL nie musi trafić do księgi

Najważniejszy wniosek jest taki, że nie każdy identyfikator podatkowy funkcjonujący w różnych obszarach prawa podatkowego automatycznie staje się daną obowiązkową przy prowadzeniu PKPiR. W omawianej sytuacji liczy się to, czy numer służy do identyfikacji nabywcy na potrzeby podatku VAT.

Skoro osoba prywatna kupująca towar lub usługę nie występuje w tej transakcji jako podatnik VAT, to jej PESEL nie jest numerem, który musi znaleźć się na fakturze w tym celu. W konsekwencji nie ma również obowiązku wpisywania go w kolumnie 5 księgi.

To podejście jest korzystne dla przedsiębiorców także z praktycznego punktu widzenia. Ogranicza ryzyko gromadzenia nadmiarowych danych osobowych i upraszcza proces dokumentowania sprzedaży na rzecz konsumentów.

Co to oznacza dla przedsiębiorców w praktyce

Dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów stanowisko Ministerstwa oznacza przede wszystkim większą jasność przy codziennej pracy z dokumentami. Jeśli przedsiębiorca wystawia fakturę osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie musi zabiegać o numer PESEL klienta tylko po to, aby prawidłowo uzupełnić księgę.

W praktyce warto kierować się prostą zasadą: dane wpisywane do PKPiR powinny wynikać z prawidłowo sporządzonego dowodu księgowego. Jeśli faktura nie zawiera numeru identyfikacyjnego nabywcy, bo przepisy tego nie wymagają, to brak takiego numeru nie tworzy obowiązku samodzielnego uzupełniania księgi o PESEL kontrahenta.

To szczególnie ważne dla firm obsługujących klientów indywidualnych, gdzie podobne wątpliwości mogłyby pojawiać się regularnie.

Stan prawny i zastrzeżenie

Stan prawny opisany w artykule jest aktualny na dzień 12 marca 2026 r. i opiera się na rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz na opublikowanych wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów dotyczących wypełniania kolumn 5–7 PKPiR.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej w indywidualnej sprawie. Przed podjęciem decyzji w konkretnym przypadku zalecamy konsultację z doradcą podatkowym lub księgowym oraz sprawdzenie, czy przepisy nie uległy zmianie po dacie publikacji.