Jak złożyć sprawozdanie finansowe i inne dokumenty do KRS – krok po kroku

Złożenie sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego to jeden z podstawowych obowiązków spółek prawa handlowego. Choć procedura odbywa się obecnie wyłącznie w formie elektronicznej, dla wielu przedsiębiorców nadal jest źródłem stresu i niepewności. Błędy formalne, brak wymaganych dokumentów lub niedotrzymanie terminów mogą skutkować wezwaniami z sądu rejestrowego, a nawet sankcjami finansowymi. Poniżej przedstawiamy aktualny, uporządkowany opis całego procesu – krok po kroku.

Kogo dotyczy obowiązek złożenia dokumentów do KRS

Obowiązek składania sprawozdania finansowego do KRS dotyczy przede wszystkim spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców, takich jak

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółki akcyjne,
• spółki komandytowe czy
• komandytowo-akcyjne.

W praktyce oznacza to, że każda jednostka prowadząca pełną księgowość i podlegająca wpisowi do KRS musi corocznie dopełnić tej procedury.

Warto pamiętać, że obowiązek ten istnieje niezależnie od skali działalności – nawet spółka nieosiągająca przychodów ma obowiązek złożyć odpowiednie dokumenty. Właśnie dlatego tak istotne jest właściwe przygotowanie i terminowe działanie.

Jakie dokumenty należy przygotować

Podstawą jest roczne sprawozdanie finansowe sporządzone w strukturze logicznej oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. W zależności od rodzaju jednostki i jej sytuacji, do KRS należy złożyć komplet dokumentów, który może obejmować:

• sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa),
• uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane),
• opinię biegłego rewidenta – w przypadku jednostek objętych badaniem.

Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów może skutkować odrzuceniem zgłoszenia przez system lub wezwaniem do uzupełnienia braków.

Terminy – na co zwrócić szczególną uwagę

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w terminie do 3 miesięcy od dnia bilansowego, czyli zazwyczaj do 31 marca. Następnie powinno zostać zatwierdzone przez właściwy organ (np. zgromadzenie wspólników) w terminie do 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

Po zatwierdzeniu dokumentów spółka ma 15 dni na ich złożenie do KRS. Niedotrzymanie tego terminu może skutkować wszczęciem postępowania przymuszającego oraz nałożeniem grzywny na członków zarządu.

Jak wygląda elektroniczne złożenie dokumentów w KRS

Obecnie cała procedura odbywa się wyłącznie online, za pośrednictwem systemu e-KRS. Dokumenty składa się bezpłatnie, logując się do repozytorium dokumentów finansowych. Zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki, posiadająca numer PESEL oraz aktywny podpis elektroniczny lub profil zaufany.

System wymaga poprawnego oznaczenia rodzaju dokumentów, roku obrotowego oraz powiązania ich z właściwą spółką. Nawet drobne błędy formalne, takie jak niewłaściwy format pliku czy brak podpisu, mogą uniemożliwić skuteczne złożenie dokumentów.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Do najczęstszych problemów należą niezgodności danych, brak wymaganych uchwał, nieprawidłowe podpisy lub przekroczenie terminów. Część przedsiębiorców błędnie zakłada również, że biuro rachunkowe automatycznie składa dokumenty do KRS – tymczasem w wielu przypadkach wymaga to dodatkowego upoważnienia.

Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na stałą współpracę z biurem rachunkowym, które nie tylko sporządza sprawozdanie finansowe, ale również nadzoruje cały proces formalny i pilnuje terminów.

Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia biura rachunkowego

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS to nie tylko techniczna czynność, ale element odpowiedzialności zarządczej. Doświadczone biuro rachunkowe zapewnia nie tylko poprawność dokumentów, ale także bezpieczeństwo i spokój przedsiębiorcy. Biuro Rachunkowe AK od lat wspiera spółki i przedsiębiorców w zakresie księgowości, kadr oraz obowiązków rejestrowych, dbając o poufność danych i indywidualne podejście do każdej sprawy.

Masz wątpliwości dotyczące złożenia sprawozdania finansowego do KRS? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym AK i skorzystaj z profesjonalnego wsparcia. Pomożemy Ci przygotować komplet dokumentów, dopilnujemy terminów i przeprowadzimy Cię przez całą procedurę krok po kroku – rzetelnie, bezpiecznie i zgodnie z aktualnymi przepisami.