Jak ujmować koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów funkcjonują w oparciu o nowe rozporządzenie regulujące sposób jej prowadzenia. Zasadniczy model PKPiR pozostał rozpoznawalny – nadal jest to uproszczona ewidencja przeznaczona głównie dla mniejszych przedsiębiorców – jednak znacząco doprecyzowano wymagania dotyczące dokumentowania operacji gospodarczych, w szczególności kosztów uzyskania przychodów. W praktyce oznacza to konieczność bardziej świadomego gromadzenia dowodów źródłowych i dokładniejszego opisywania zdarzeń ujmowanych w księdze.

Rzetelność i niewadliwość – nadal kluczowe kryteria PKPiR

Nowe regulacje nie zmieniły fundamentalnej zasady, zgodnie z którą księga musi być prowadzona rzetelnie i niewadliwie.

• Rzetelność oznacza, że zapisy w PKPiR mają odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych, zarówno co do rodzaju, jak i wartości.
• Niewadliwość odnosi się do zgodności sposobu prowadzenia księgi z przepisami rozporządzenia oraz objaśnieniami do wzoru PKPiR i zasad technicznych (m.in. terminy zapisów, sposób korygowania błędów).

Podczas czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej organy przywiązują coraz większą wagę nie tylko do samego faktu posiadania dokumentu, ale także do tego, czy dokument rzeczywiście potwierdza poniesienie wydatku i pozwala ustalić jego związek z prowadzoną działalnością.

Dokumenty zewnętrzne – faktura jako standardowy dowód kosztu

W obowiązującym stanie prawnym podstawowym dowodem stanowiącym podstawę zapisu po stronie kosztów pozostaje dokument zewnętrzny, w pierwszej kolejności faktura. Dotyczy to zarówno zwykłych faktur VAT, jak i faktur VAT RR oraz dokumentów celnych w przypadku importu towarów. Tego typu dokumenty najczęściej pozwalają jednoznacznie ustalić:

• kto jest sprzedawcą i nabywcą,
• co jest przedmiotem transakcji,
• jaka jest wartość operacji,
• w jakim momencie zdarzenie gospodarcze miało miejsce.

W typowych sytuacjach to właśnie faktura (lub równoważny dokument importowy) stanowi wystarczającą podstawę do ujęcia wydatku w kolumnach kosztowych PKPiR, oczywiście przy spełnieniu ogólnych warunków uznania wydatku za koszt podatkowy.

Inne dowody księgowe – elementy wymagane przez rozporządzenie

Rozporządzenie dopuszcza ewidencjonowanie kosztów na podstawie innych dowodów księgowych niż faktura, o ile spełniają one określone wymogi formalne. Taki dokument powinien w szczególności zawierać:

• oznaczenie wystawcy albo stron czynności (uczestników zdarzenia gospodarczego),
• datę wystawienia oraz datę lub okres, którego dotyczy operacja,
• opis przedmiotu zdarzenia gospodaczego (rodzaj świadczenia lub towaru),
• wartość operacji, a w razie potrzeby także ilość,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji,
• oznaczenie pozwalające powiązać dokument z odpowiednim zapisem w PKPiR.

W katalogu akceptowanych dowodów księgowych mieszczą się m.in. noty księgowe służące do korekt, dowody opłat pocztowych i bankowych, jak również inne dowody opłat, o ile spełniają kryteria pozwalające na prawidłową identyfikację zdarzenia. Podkreśla się przy tym, że samo techniczne posiadanie dokumentu nie jest wystarczające – treść dowodu musi umożliwiać jednoznaczne stwierdzenie, kto, co, kiedy i za jaką kwotę nabył lub wykonał.

Dowody wewnętrzne – ściśle limitowane zastosowanie

Od lat, a także po wejściu w życie nowych regulacji, dowody wewnętrzne mogą być stosowane jedynie w ściśle wskazanych w rozporządzeniu sytuacjach. Przykładowo, dopuszcza się ich wykorzystanie do dokumentowania:

• zakupu niektórych produktów od ludności lub bezpośrednio od producentów rolnych,
• wartości produktów pochodzących z własnej uprawy, hodowli lub chowu przeznaczonych na cele działalności,
• diet i innych należności związanych z podróżami służbowymi przedsiębiorcy lub pracowników,
• określonej części wydatków eksploatacyjnych przypadających na działalność gospodarczą,
• opłat sądowych i notarialnych, a także niektórych wydatków parkingowych potwierdzonych odpowiednim biletem.

W każdym przypadku dowód wewnętrzny powinien zawierać informacje umożliwiające identyfikację zdarzenia gospodarczego (w tym powiązanie z dokumentem źródłowym, jeżeli taki istnieje) oraz podpis osoby sporządzającej.

Integracja z KSeF – oznaczenie faktur ustrukturyzowanych

W objaśnieniach do nowych zasad prowadzenia PKPiR uwzględniono funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur. Struktury ewidencyjne przewidują możliwość powiązania poszczególnych zapisów w księdze z numerem identyfikującym fakturę w KSeF, co ma ułatwić zarówno weryfikację rozliczeń przez organy, jak i wewnętrzne kontrole podatników.

W praktyce biur rachunkowych oznacza to konieczność zadbania, aby przy imporcie dokumentów z KSeF do systemów finansowo‑księgowych dane identyfikacyjne faktur (w tym numer KSeF) były poprawnie przenoszone i pozwalały na jednoznaczną identyfikację pozycji w PKPiR.

Znaczenie opisu zdarzenia gospodarczego w 2026 r.

Wraz z postępującą cyfryzacją ewidencji podatkowych rośnie znaczenie merytorycznej jakości opisów zdarzeń gospodarczych w PKPiR. Opisy powinny być na tyle precyzyjne, aby umożliwić zrozumienie charakteru poniesionego wydatku i ocenę jego związku z działalnością, a jednocześnie zwięzłe i spójne z dokumentami źródłowymi.

Zbyt ogólne określenia (np. „zakup materiałów”, „usługa”) mogą okazać się niewystarczające w razie sporu z organem podatkowym, zwłaszcza gdy charakter wydatku nie wynika jednoznacznie z treści faktury. Coraz częściej podkreśla się, że to właśnie staranność w zakresie opisu i kompletności dokumentacji decyduje o bezpieczeństwie podatkowym rozliczeń kosztowych przedsiębiorcy.