Jak prawidłowo rozliczyć dochody z najmu?

Najem prywatny pozostaje jednym z najczęstszych sposobów pasywnego zarabiania przez osoby fizyczne. Coraz więcej właścicieli nieruchomości decyduje się na wynajmowanie mieszkań, domów czy lokali użytkowych. Choć dochody z najmu wydają się prostym źródłem przychodu, ich rozliczanie wymaga znajomości przepisów podatkowych i aktualnych zasad. Błędne lub nieterminowe rozliczenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.

Dlaczego prawidłowe rozliczenie jest ważne?

Z punktu widzenia prawa podatkowego, każdy przychód musi być wykazany i opodatkowany zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku najmu nieprawidłowe rozliczenie może skutkować sankcjami ze strony urzędu skarbowego, w tym naliczeniem odsetek, kar finansowych, a nawet odpowiedzialności karnej skarbowej. Ponadto znajomość zasad opodatkowania pozwala uniknąć pułapek, takich jak niezamierzone przekroczenie limitów lub błędna interpretacja przepisów dotyczących kosztów.

Krok 1: Ustal, czy najem jest prywatny czy w ramach działalności gospodarczej

Najem prywatny to forma udostępniania nieruchomości, która nie spełnia przesłanek prowadzenia działalności gospodarczej (np. brak zorganizowania, powtarzalności i skali charakterystycznej dla firmy). Przychody z takiego najmu są opodatkowane na zasadach ryczałtu. Jeśli jednak najem jest prowadzony profesjonalnie, z wieloma lokalami, i spełnia znamiona działalności gospodarczej, należy zarejestrować działalność i wybrać odpowiedni sposób opodatkowania (np. skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt od działalności).

Krok 2: Wybierz formę opodatkowania (dla najmu prywatnego)

Od 2023 roku jedyną dostępną formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Nie ma możliwości rozliczania według skali podatkowej ani podatku liniowego.

Stawki ryczałtu w 2025 roku:

• 8,5% dla przychodów do 100 000 zł rocznie,
• 12,5% dla nadwyżki ponad 100 000 zł.

Podatek ten płaci się od całości przychodu, bez możliwości pomniejszenia go o koszty (np. remonty, czynsze do wspólnoty, odsetki kredytowe). Informacja o wyborze formy opodatkowania powinna zostać zgłoszona do urzędu skarbowego najpóźniej przy składaniu pierwszego PIT-28.

Krok 3: Prawidłowe dokumentowanie przychodów z najmu

Każda umowa najmu powinna mieć formę pisemną i zawierać podstawowe dane stron, opis nieruchomości, wysokość czynszu, okres najmu oraz zasady rozliczeń opłat dodatkowych.

Wpłaty z tytułu najmu powinny być dokumentowane przelewami bankowymi lub rachunkami/fakturami. Nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeśli czynsz trafia na konto lub każda transakcja jest potwierdzona odpowiednim dokumentem.

Krok 4: Rozliczanie podatku – jak i kiedy płacić?

Podatek ryczałtowy można opłacać:

• miesięcznie – do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano przychód,
• kwartalnie – do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale (dostępne dla małych podatników).

Roczne rozliczenie odbywa się na formularzu PIT-28, który należy złożyć do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Osoby rozliczające najem w ramach działalności wykorzystują formularz PIT-36.

Krok 5: Koszty i opłaty eksploatacyjne – co wliczać do przychodu?

W przypadku ryczałtu wszelkie przychody podlegają opodatkowaniu, w tym również opłaty eksploatacyjne pokrywane przez najemcę, jeśli przechodzą przez rachunek właściciela. To oznacza, że czynsz administracyjny, media czy opłaty za wywóz śmieci, które najemca przekazuje wynajmującemu, są częścią przychodu do opodatkowania.

Kosztów nie można odliczać, nawet jeśli są bezpośrednio związane z utrzymaniem nieruchomości (np. remonty, ubezpieczenia, odsetki od kredytu). Wybierając ryczałt, podatnik rezygnuje z możliwości pomniejszenia podatku o wydatki.

Najem a VAT – kiedy dotyczy wynajmującego?

Najem mieszkań na cele mieszkaniowe jest zwolniony z VAT, niezależnie od wysokości przychodów. Jednak w przypadku najmu na cele inne niż mieszkaniowe (np. biura, magazyny), po przekroczeniu rocznego limitu 200 000 zł, może powstać obowiązek rejestracji do VAT i opodatkowania usług.

Warto zwrócić uwagę na formę zawieranej umowy i faktyczne wykorzystanie nieruchomości przez najemcę. Ewentualne błędy w ocenie celu najmu mogą prowadzić do niezamierzonego wejścia w VAT.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Do typowych błędów należą:

• nieuwzględnienie opłat eksploatacyjnych jako przychodu,
• nieterminowe płatności zaliczek lub niezłożenie PIT-28,
• brak umowy pisemnej lub nieprawidłowa dokumentacja wpłat,
• błędna klasyfikacja najmu (prywatny vs. gospodarczy).

W praktyce warto:

• prowadzić osobne konto bankowe dla wpłat z najmu,
• archiwizować wszystkie umowy i potwierdzenia przelewów,
• konsultować się z księgowym w przypadku wątpliwości.

Gdzie szukać pomocy i informacji?

Aktualne dane i interpretacje dostępne są na stronie gov.pl, w serwisie e-Urzedu Skarbowego oraz poprzez kontakt z Krajową Informacją Skarbową. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym specjalizującym się w rozliczaniu najmu.