Każda osoba prowadząca własną działalność gospodarczą jest zobowiązana prawnie do dokumentowania sprzedaży towarów i świadczonych usług. Jest na to wiele sposobów, jednak najczęściej wykorzystuje się, do tego celu faktury VAT oraz rachunki. Czy znasz różnice między tymi dokumentami? W niniejszym artykule scharakteryzujemy obydwa dokumenty oraz wskażemy podstawowe różnice między nimi. Ustalimy także, jakie elementy powinny się w nich znaleźć. Zapraszamy do lektury!
Co to jest faktura?
Faktura to dokument finansowy wystawiany przez dostawcę towarów lub usług, informujący o kosztach i warunkach transakcji. Najprościej mówiąc, faktura to dowód sprzedaży przedmiotu lub wykonania usługi. Może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej, zarówno przed, jak i po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru. Wybór momentu wystawienia dokumentu zależy między innymi od branży i polityki firmy.
Kto powinien wystawić fakturę?
Przepisy ustawy podatkowej w Polsce nakładają obowiązek wystawiania faktur na przedsiębiorców będących podatnikami VAT. Jednakże, jeśli przedsiębiorca zrezygnował z płacenia VAT (np. ze względu na zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe), to może używać rachunków do dokumentowania swoich transakcji. W takim przypadku, wystawienie faktur nie jest obowiązkiem, aż do momentu, gdy kontrahent poprosi o taki dokument. Takie żądanie zobowiązuje przedsiębiorcę do sporządzenia faktury.
Prawo do zwolnienia z VAT a obowiązek wystawiania faktur
Podatnik, który jest zwolniony z VAT i wystawia fakturę, musi w polu dotyczącym stawki VAT wpisać oznaczenie „zw”. Jeśli przedsiębiorca korzysta z
podmiotowego zwolnienia z VAT i jego obroty nie przekraczają limitu
200 000 zł, nie jest on zobowiązany do podawania na fakturze informacji dotyczących podstawy zwolnienia z VAT. Jeśli natomiast korzysta z
przedmiotowego zwolnienia z VAT, związanego z rodzajem wykonywanej sprzedaży, to na fakturze musi podać podstawę zwolnienia z VAT zgodną z
art. 43 ustawy o podatku VAT.
Jakie dane umieścić na fakturze?
Fakturę można wystawić ręcznie, korzystając z gotowego blankietu, albo komputerowo, za pośrednictwem dedykowanego programu. Niezależnie od formy, muszą znaleźć się na niej niezbędne dane:
- numer faktury
- dane osobowe sprzedawcy i nabywcy – imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP
- data wystawienia faktury
- data sprzedaży towaru
- forma zapłaty i termin (gotówka/przelew)
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi
- jednostka miary i ilość sprzedanego towaru
- cena jednostkowa
- rabat, promocje, obniżki wyrażone konkretną kwotą
- wartość netto
- wartość i stawka podatku VAT
- kwota podatku
- wartość brutto
Co to jest rachunek i czym się różni od faktury?
Różnica między rachunkiem a fakturą jest prosta do zrozumienia. Oba dokumenty służą do dokumentowania transakcji, ale ich zastosowanie zależy od statusu podatkowego przedsiębiorcy. Najłatwiej wyjaśnić to na przykładzie. Przedsiębiorca będący podatnikiem VAT ma obowiązek wystawiania faktur za dostarczone towary lub usługi. Jeśli natomiast zrezygnowałby z płacenia VAT-u, może dokumentować swoje transakcje za pomocą rachunków. Rachunek jest uproszczonym dokumentem, który nie zawiera kwoty podatku VAT. Jest wystawiany tylko na żądanie odbiorcy towarów lub usług.
Jakie dane umieścić na rachunku i jak go wystawić?
Analogicznie, jak w przypadku faktury, wystawiając rachunek, można skorzystać z gotowych druków lub przygotować formularz ręcznie. Na rachunku powinny być jasno podane dane identyfikujące zarówno sprzedawcę (wykonawcę usługi), jak i kupującego (odbiorcy usługi), a także dane liczbowe i kwoty, określające ilość i wartość sprzedanego towaru. Istotne jest także zachowanie numeracji dokumentu oraz umieszczenie na nim dat. W zasadzie główną różnicą między danymi na fakturze a danymi na rachunku jest obecność lub brak informacji dotyczących podatku VAT.
Czy warto skorzystać z pomocy księgowości?
Wystawianie faktur i rachunków jest stosunkowo proste, jednak trzeba poznać podstawy. Dla początkujących przedsiębiorców nieocenione może okazać się wsparcie profesjonalistów. Doradcy lub księgowi nauczą Cię, jak poprawnie rozliczać transakcje i unikać błędów w obliczeniach.
