Część faktur zakupowych dostępna poza KSeF – zmiany w przepisach

Wraz z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców zadaje sobie jedno praktyczne pytanie: czy od momentu objęcia firmy KSeF każdą fakturę zakupową trzeba odbierać wyłącznie z systemu? Odpowiedź brzmi: nie w każdym przypadku.

Od 1 lutego 2026 r. odbieranie faktur przy użyciu KSeF stało się obowiązkowe, natomiast sam obowiązek wystawiania faktur w systemie został wprowadzony etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych przedsiębiorców. Dodatkowo najmniejsze firmy, mieszczące się w ustawowym limicie sprzedaży fakturowanej do 10 000 zł miesięcznie, mogą do końca 2026 r. nadal wystawiać faktury poza KSeF.

Co zmienia KSeF po stronie nabywcy

Najważniejsza zmiana polega na tym, że w przypadku faktury ustrukturyzowanej momentem jej otrzymania nie jest już e-mail, papierowy wydruk ani chwila, w której księgowość fizycznie zapozna się z dokumentem. Dla faktur wystawionych w KSeF znaczenie ma moment nadania im numeru KSeF i udostępnienia ich w systemie. To właśnie ten dokument staje się fakturą wywołującą skutki podatkowe.

W praktyce oznacza to, że jeśli kontrahent ma obowiązek wystawić fakturę jako ustrukturyzowaną i zrobi to w KSeF, to właśnie wersja dostępna w systemie jest dla nabywcy dokumentem właściwym do rozliczeń. PDF albo wydruk może pełnić funkcję pomocniczą lub informacyjną, ale nie zastępuje faktury znajdującej się w KSeF.

Czy wszystkie faktury zakupowe będą trafiać do KSeF

Nie. Obowiązek odbioru przez KSeF dotyczy tych faktur, które zgodnie z przepisami powinny zostać wystawione jako faktury ustrukturyzowane. Nadal będą jednak występować sytuacje, w których faktura może zostać przekazana poza systemem i będzie to w pełni prawidłowe.

Do takich przypadków należą m.in. niektóre ustawowe wyłączenia z obowiązkowego KSeF, określone w przepisach i rozporządzeniach wykonawczych. Oficjalne materiały KSeF wskazują też przypadki dotyczące podmiotów bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce albo takich, których polskie stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w danej transakcji. W takich sytuacjach faktura może być przekazana nabywcy w sposób uzgodniony poza KSeF.

Model mieszany będzie normą

Po wdrożeniu obowiązkowego KSeF firmy muszą przygotować się na równoległe funkcjonowanie dwóch kanałów odbioru dokumentów. Z jednej strony podstawowym obiegiem faktur między przedsiębiorcami będzie KSeF. Z drugiej strony część faktur nadal legalnie będzie trafiała do nabywców poza systemem, na przykład w formie elektronicznej albo papierowej, jeśli wynika to z przepisów.

To ważna informacja dla działów księgowych i przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność. Sam fakt objęcia firmy obowiązkiem KSeF nie oznacza jeszcze, że trzeba „wciągać” do systemu każdą fakturę otrzymaną od sprzedawcy. Nabywca nie ma obowiązku wprowadzania do KSeF tych dokumentów, które zostały prawidłowo wystawione poza systemem.

Co z prawem do odliczenia VAT

Jeżeli faktura została prawidłowo wystawiona poza KSeF w sytuacji dopuszczonej przez przepisy, może nadal stanowić podstawę do ujęcia wydatku w księgach i do odliczenia VAT, o ile spełnione są pozostałe warunki ustawowe. Natomiast tam, gdzie właściwą formą jest faktura ustrukturyzowana, rozliczeniowo wiążący pozostaje dokument obecny w systemie.

Warto więc rozróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to faktura, która zgodnie z przepisami powinna znaleźć się w KSeF — wtedy to ona jest dokumentem właściwym. Druga to faktura, która zgodnie z prawem może funkcjonować poza KSeF — wtedy jej otrzymanie poza systemem pozostaje skuteczne.

Co powinien zrobić przedsiębiorca w praktyce

Najrozsądniejsze podejście to przygotowanie firmy na regularne monitorowanie KSeF, ale bez zakładania, że od tej pory wszystkie faktury zakupowe będą pochodziły wyłącznie z jednego źródła. Dobrze uporządkowany proces powinien uwzględniać zarówno odbiór faktur ustrukturyzowanych z systemu, jak i obsługę dokumentów otrzymywanych poza KSeF w przypadkach dozwolonych przepisami.

Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu – marzec 2026 r.; przed podjęciem decyzji zalecamy weryfikację ewentualnych zmian przepisów.