ABC – przewodnik dla początkujących przedsiębiorców

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej to ekscytujący, ale i wymagający krok. Jednym z kluczowych aspektów prowadzenia firmy jest zrozumienie podstaw rachunkowości, które stanowią fundament dla podejmowania świadomych decyzji biznesowych. Niniejszy przewodnik ma na celu wprowadzenie początkujących przedsiębiorców w świat finansów i księgowości, prezentując najważniejsze pojęcia i zasady w przystępny sposób.

Pamiętaj, że rachunkowość to nie tylko suche liczby i skomplikowane zasady. To narzędzie, które dostarcza cennych informacji o kondycji finansowej Twojej firmy i pomaga w jej rozwoju. Dlatego zachęcamy Cię do uważnego przestudiowania tego przewodnika i zastosowania zdobytej wiedzy w praktyce. Rozpocznij swoją podróż w świat rachunkowości już teraz, a z pewnością zaprocentuje to w przyszłości sukcesem Twojego przedsiębiorstwa.

Aktywa i pasywa

Aktywa to zasoby kontrolowane przez firmę, które mają przynieść przyszłe korzyści ekonomiczne. Obejmują one wszystko, co firma posiada i co ma wartość, od gotówki w kasie po nieruchomości i sprzęt. Aktywa dzielą się na dwie główne kategorie: aktywa trwałe, które służą firmie przez dłuższy czas (powyżej roku), takie jak budynki czy maszyny, oraz aktywa obrotowe, które są bardziej płynne i zwykle zużywają się w ciągu roku, jak zapasy czy należności od klientów.

Z kolei pasywa reprezentują źródła finansowania tych aktywów. Innymi słowy, pokazują one, skąd firma pozyskała środki na swój majątek. Pasywa dzielą się na kapitał własny, czyli środki wniesione przez właścicieli lub wypracowane przez firmę, oraz zobowiązania, które obejmują wszystkie długi i obowiązki finansowe przedsiębiorstwa wobec innych podmiotów.

Bilans aktywów i pasywów

Bilans, jedno z podstawowych sprawozdań finansowych, opiera się właśnie na koncepcji aktywów i pasywów. Przedstawia on fotografię finansową firmy na dany moment, pokazując z jednej strony, co firma posiada (aktywa), a z drugiej – skąd pochodzą środki na finansowanie tego majątku (pasywa). Podstawową zasadą bilansu jest to, że suma aktywów musi zawsze równać się sumie pasywów. Ta równowaga odzwierciedla fakt, że każdy zasób firmy musi mieć swoje źródło finansowania.

Analiza bilansu pozwala przedsiębiorcy ocenić płynność finansową firmy, jej zadłużenie oraz strukturę majątku. Na przykład, wysoki udział aktywów obrotowych w stosunku do zobowiązań krótkoterminowych wskazuje na dobrą płynność finansową, co jest istotne dla bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z kolei analiza struktury pasywów może pokazać, czy firma nie jest nadmiernie zadłużona, co mogłoby stanowić ryzyko dla jej stabilności finansowej w przyszłości.

Amortyzacja

Amortyzacja w księgowości to proces, w którym rozkładamy koszt nabycia środka trwałego, takiego jak maszyna, pojazd, czy budynek, na określony okres jego użytkowania. Dzięki amortyzacji firma nie musi jednorazowo zaliczać całego wydatku na zakup tego środka do kosztów, lecz może rozłożyć go na wiele lat.

Jak to działa?

Kiedy firma kupuje środek trwały, na przykład samochód do celów służbowych za 50 000 zł, nie odlicza od razu całej kwoty jako kosztu w jednym roku. Zamiast tego, wprowadza samochód do ewidencji środków trwałych i co roku odpisuje określoną część jego wartości. Ta coroczna „utrata wartości” to właśnie amortyzacja.

Dlaczego amortyzujemy środki trwałe?

• Odbicie rzeczywistego zużycia:Środki trwałe z czasem tracą swoją wartość – samochody się zużywają, maszyny stają się mniej wydajne, a budynki wymagają remontów. Amortyzacja odzwierciedla ten proces w księgach rachunkowych firmy.
• Ulga podatkowa:Dzięki amortyzacji firma może stopniowo obniżać swój dochód podlegający opodatkowaniu. Co roku odpisuje pewną część wartości środka trwałego jako koszt, co zmniejsza podstawę opodatkowania.
• Rozłożenie wydatków:Wydatki na zakup drogich aktywów, takich jak maszyny czy nieruchomości, rozkładają się na wiele lat, co pomaga firmie lepiej zarządzać finansami.

Budowa Planu Kont

Budowa planu kont w księgowości to tworzenie uporządkowanego zestawu kont, które firma wykorzystuje do rejestrowania wszystkich operacji finansowych. Można to porównać do „szufladek” w szafie, gdzie każda kategoria finansowa (np. przychody, koszty, aktywa, zobowiązania) ma swoje miejsce. Dzięki temu przedsiębiorca może łatwo śledzić, jakie środki firma posiada, jakie koszty ponosi i jakie przychody uzyskuje.

Jak zbudować plan kont?

Tworzenie planu kont polega na wybraniu głównych kategorii (aktywa, pasywa, przychody, koszty) i dodaniu szczegółowych kont, odpowiednich dla działalności firmy. Przykład:

• 100 – Kasa: ewidencja gotówki,
• 200 – Rozrachunki z dostawcami: zobowiązania wobec kontrahentów.

Dobrze zbudowany plan kont pomaga w zachowaniu porządku finansowego, ułatwia analizę danych i dostosowuje się do potrzeb firmy w miarę jej rozwoju.

Ewidencja księgowa

Ewidencja księgowa to proces systematycznego zapisywania wszystkich operacji finansowych firmy. Służy do dokumentowania każdej transakcji, do których należy sprzedaż, zakupy, płatności, wynagrodzenia czy podatki. Dzięki ewidencji księgowej można na bieżąco śledzić kondycję finansową firmy, kontrolować wydatki i przychody oraz przygotowywać niezbędne sprawozdania finansowe. Przedsiębiorcy mogą prowadzić ewidencję w różny sposób – w formie księgi przychodów i rozchodów, za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub specjalistycznego oprogramowania księgowego. Kluczowe jest, aby każda transakcja była odnotowana w sposób dokładny i zgodny z zasadami rachunkowości.

Kapitał własny

Część majątku przedsiębiorstwa, która należy do właścicieli po odjęciu wszystkich zobowiązań. Obejmuje kapitał zakładowy oraz zyski zatrzymane. Można go uznać za finansowy fundament firmy, odzwierciedlający wartość środków, które właściciele zainwestowali oraz zyski, jakie firma zgromadziła przez lata i pozostawiła w firmie niż wypłacać je jako dywidendy.

Składniki kapitału własnego

Kapitał własny składa się z kilku elementów, a główne z nich to:

• Kapitał zakładowy:To środki wniesione do firmy przez jej właścicieli lub udziałowców w momencie jej zakładania. W przypadku spółki z o.o., będzie to kwota określona w umowie spółki. Jest to swoista „pierwsza inwestycja” w biznes.
• Zyski zatrzymane:To zyski wypracowane przez firmę, które nie zostały wypłacone jako dywidenda dla właścicieli, lecz zatrzymane w firmie na dalszy rozwój, inwestycje lub pokrycie przyszłych wydatków.
• Kapitał zapasowy:W niektórych firmach część zysków jest przeznaczana na specjalny fundusz zapasowy, który ma służyć jako zabezpieczenie finansowe.

Koszty

Koszty to wszystkie wydatki firmy związane z prowadzeniem działalności. Dzielą się na koszty stałe, np. czynsz czy ubezpieczenia, które nie zmieniają się niezależnie od poziomu produkcji, oraz koszty zmienne, np. surowce czy wynagrodzenia, które rosną wraz z produkcją. Istnieją także koszty bezpośrednie, przypisane konkretnym produktom, oraz koszty pośrednie, jak utrzymanie biura, których nie da się przypisać jednoznacznie do konkretnego produktu.

Księgowanie płatności dla dostawców

Księgowanie płatności dla dostawców polega na rejestrowaniu w księgach rachunkowych wszystkich transakcji związanych z opłacaniem faktur wystawionych przez dostawców. Gdy przedsiębiorca dokonuje zakupu towarów lub usług od dostawcy, zwykle otrzymuje fakturę, która określa kwotę do zapłaty i termin płatności.

W momencie opłacenia tej faktury należy zaksięgować tę transakcję w systemie księgowym. Polega to na zapisaniu, że pieniądze zostały przekazane dostawcy i że zobowiązanie (czyli dług wobec dostawcy) zostało uregulowane. Dzięki temu firma może śledzić, ile jeszcze ma do zapłacenia swoim dostawcom oraz mieć pełny obraz swoich wydatków i zobowiązań finansowych. Jest to ważne dla utrzymania porządku w finansach firmy i kontrolowania jej płynności finansowej.

Księgowanie sprzedaży

Księgowanie sprzedaży to proces rejestrowania w systemie księgowym wszystkich transakcji związanych ze sprzedażą produktów lub usług przez firmę. Gdy firma dokonuje sprzedaży, wystawia fakturę, która dokumentuje, co zostało sprzedane, w jakiej ilości i za jaką kwotę. Księgowanie sprzedaży jest więc niezbędne dla prowadzenia przejrzystej i zgodnej z przepisami rachunkowości firmy.

Księgowanie zakupu

Księgowanie zakupu to proces rejestrowania w systemie księgowym transakcji związanych z nabywaniem towarów, usług lub środków trwałych przez firmę. Pozwala on śledzić wydatki, kontrolować finanse i spełniać wymogi prawne. Księgowanie zakupów jest niezbędne dla obliczenia rentowności, odliczenia podatku VAT oraz zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, wpływając na wysokość podatku dochodowego. Proces zaczyna się od otrzymania i weryfikacji faktury, klasyfikacji wydatku, a następnie wprowadzenia danych do systemu księgowego, w tym do rejestru VAT, oraz rejestracji płatności. Prawidłowe księgowanie dostarcza cennych informacji do zarządzania firmą i podejmowania świadomych decyzji biznesowych.

Księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe to zestaw ewidencji finansowej firmy, w których rejestruje się wszystkie operacje gospodarcze, takie jak przychody, koszty, płatności czy zakupy. Są to podstawowe narzędzia rachunkowości, które pozwalają śledzić i kontrolować kondycję finansową przedsiębiorstwa. Do ksiąg rachunkowych należą m.in. dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald oraz wykaz aktywów i pasywów.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest obowiązkowe dla niektórych firm, zwłaszcza tych, które przekroczyły określony próg przychodów lub działają w formie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjnych.

Podatek dochodowy

Podatek dochodowy to obowiązkowa opłata, którą przedsiębiorca musi odprowadzić od osiągniętych dochodów, czyli zarobków firmy po odjęciu wszystkich kosztów związanych z prowadzeniem działalności. W praktyce oznacza to, że po zakończeniu roku podatkowego, przedsiębiorca oblicza różnicę między przychodami (wszystkimi wpływami ze sprzedaży towarów lub usług) a kosztami (wydatkami, np. na zakup materiałów, wynagrodzenia, czynsz). Od tej różnicy, czyli dochodu, nalicza się podatek, który należy zapłacić do urzędu skarbowego.

W Polsce przedsiębiorcy mogą rozliczać podatek dochodowy na kilka sposobów, m.in. jako podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT), jeśli prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, lub jako podatek dochodowy od osób prawnych (CIT), jeśli prowadzą spółkę. Mogą też wybrać formę opodatkowania, np. na zasadach ogólnych (progresywny podatek 12% i 32%), podatek liniowy (19%) lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Podatek VAT

Podatek VAT (Podatek od Towarów i Usług) to podatek, który jest doliczany do ceny większości towarów i usług sprzedawanych przez przedsiębiorców. VAT jest podatkiem pośrednim, co oznacza, że płaci go ostateczny konsument, natomiast przedsiębiorca jest odpowiedzialny za jego naliczenie, pobranie i odprowadzenie do urzędu skarbowego.

Przychody

Wartość uzyskana ze sprzedaży towarów, usług lub innych działań operacyjnych przedsiębiorstwa w określonym okresie. Przychody nie są tym samym co zyski. Zanim przedsiębiorca obliczy zysk, musi od przychodów odjąć wszystkie koszty związane z prowadzeniem firmy, takie jak wydatki na zakup towarów, opłaty za usługi, wynagrodzenia pracowników czy podatki. Przychody to więc „brutto”, czyli całkowita kwota zarobiona przed uwzględnieniem kosztów.

Rachunek zysków i strat (RZiS)

Sprawozdanie finansowe, które przedstawia ile firma zarobiła i jakie poniosła koszty w określonym okresie, np. miesiącu, kwartale czy roku. Dzięki temu przedsiębiorca może zobaczyć, czy jego firma osiąga zysk, czy ponosi straty. Rachunek zysków i strat podsumowuje przychody firmy (wszystkie wpływy ze sprzedaży) oraz koszty (wydatki na zakup towarów, usługi, wynagrodzenia, podatki itp.).

Środki trwałe

Rzeczowe aktywa długoterminowe, takie jak budynki, maszyny, pojazdy, które są używane w działalności przedsiębiorstwa przez dłuższy czas. Są to rzeczy, które przedsiębiorstwo wykorzystuje do prowadzenia działalności, ale nie są przeznaczone do sprzedaży, jak zwykły towar.

Zasada podwójnego zapisu

Zasada podwójnego księgowania to podstawowa zasada rachunkowości, która polega na tym, że każda operacja finansowa w firmie jest zapisywana dwa razy: raz po stronie „Winien” (debet) i raz po stronie „Ma” (kredyt). Dzięki temu każdy zapis księgowy ma swoje odbicie na dwóch kontach księgowych, co zapewnia równowagę w księgach rachunkowych.

Na przykład, jeśli firma kupuje towar za gotówkę, to zapisuje tę operację jako zmniejszenie środków pieniężnych (konto „Kasa”) i jednocześnie jako zwiększenie zapasów (konto „Towary”). W ten sposób jedna operacja ma wpływ na dwa konta, ale suma zapisów po stronie „Winien” i „Ma” zawsze się równoważy.

Zobowiązania

Zobowiązania to długi firmy, czyli kwoty, które musi zapłacić innym podmiotom, takim jak dostawcy, banki czy pracownicy. Mogą to być np. nieopłacone faktury za zakupione towary, kredyty bankowe czy należne podatki. Zobowiązania pokazują, ile firma jest winna i muszą być spłacone w określonym czasie.

Zysk netto

Zysk netto to kwota, która pozostaje firmie po odjęciu wszystkich kosztów od przychodów. Obejmuje to koszty operacyjne (np. wynagrodzenia, materiały), koszty finansowe (np. odsetki od kredytów) oraz podatki. Jest to „czysty” zysk, który firma może przeznaczyć na reinwestycje, spłatę zobowiązań, wypłatę dla właścicieli lub zachować jako kapitał. Zysk netto jest zasadniczym wskaźnikiem rentowności firmy.